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廢標的其中緣由

瀏覽次數: 日期:2019年12月5日 13:31

  招標采購實踐中,不僅增加了成本,也浪費了人力、物力和時間,增大了工作量。而采購人、供應商、評標委員會、采購代理機構任何一方的失誤,都有可能造成項目失敗而廢標。筆者擬從主觀、客觀因素等方面分析項目廢標原因,并有針對性地提出解決對策。

  原因分析

  第一,采購人主觀因素。

  其一,供應商資格條件過于苛刻。制作采購文件時,采購人提出過于苛刻或有針對性的資格條件,排斥了其他潛在供應商。如某地一家機關單位采購21臺筆記本電腦,投標人除需符合國家規定的相關資質條件外,還要具備計算機系統集成三級及以上資質。據了解,該地區具有計算機信息系統集成三級或以上資質的公司僅有12家,而本項目只采購21臺筆記本電腦,并非計算機信息系統工程,無需應用系統和網絡系統工程的策劃、設計、開發、實施、服務保障等服務事項,因此設立此項資質條件與本項目的實際采購內容無關。采購代理機構建議采購人取消該條要求,在切合實際采購需求的基礎上重新制定合理的資格條件,避免引起不必要的質疑投訴,拖延采購周期,但采購人堅持原意見,并表示設立此條資質就是為了限制其他中小公司參與競標。顯然,這種做法與扶持中小企業發展的政策規定相違背。

  其二,采購需求不合理。擬定采購需求的過程中,采購人如果有私心,在制定技術規格時難免存在針對性,即規定某些特定技術指標,把一些不是“理想”、不熟悉的投標單位排斥在外。由于有了帶傾向性或歧視性的技術指標,許多潛在供應商沒有興趣參加競標,導致投標供應商缺乏競爭力,造成采購失敗。如某學校采購學生公寓床,采購文件明確要求攜帶樣品,并規定“投標供應商攜帶樣品的款式及顏色必須符合招標文件樣圖,否則視為無效投標”。在制作采購文件時,代理機構建議先確定中標人,簽訂合同時根據中標人提供的色樣確定最終供貨產品的顏色,但采購人未采納。該項目第一次開標時,因為各投標企業攜帶樣品的顏色與學校提供的圖片有色差導致廢標。第二次開標前,采購人采納了代理機構的建議,取消了對樣品的顏色要求,順利完成了招標活動。

  第二,市場客觀因素。

  其一,項目非常規或采購內容過于繁雜零碎。非常規的項目,因投標供應商較少易導致采購失敗。如教學儀器、醫療設備、專用交通工具等項目,筆者都曾遇到過由于技術高端專業生產廠家少導致采購失敗的情形。有的項目采購內容則過于繁雜零碎,如某醫療單位采購勞保用品項目,從衣服、帽子、手套、膠鞋到鍋碗瓢盆一應俱全,要求特殊定制,且每種數量偏少,市場上基本找不到同時經營這些產品的供應商。

  其二,采購預算過低。預算過低,主要是因為物價或服務成本上漲,采購人編制預算時沒有進行市場調研,或是采購人提高了采購標準等。如有些采購人在下達采購計劃時不及時組織采購,而是要求“放一放”,等有需要的時候再采購,結果在“需要的時侯”預算過低,不能正常采購。

  第三,供應商的因素。

  其一,制作投標文件失誤。供應商制作投標文件時不重視細節,或有不規范的做法導致無效投標。常見的錯誤有以下幾種:

  1.提供的資質證明文件有缺漏或不符合要求。如缺某項資質文件;未提供檢察機關出具的近三年內有無行賄犯罪檔案記錄的書面告知函;未提供代理證書或廠家授權書等。

  2.投標文件響應內容與招標文件嚴重偏離或沒有實質性響應招標文件。如對帶★號的技術指標或商務條款未全部響應。

  3.重要文件未按招標文件要求進行簽署、蓋章。包括投標函、法定代表人授權書、制造廠商授權書、聯合投標協議等漏簽名或蓋章。

  4.報價失誤。如超過最高限價、報價嚴重漏項、《開標一覽表》的填寫出現重大錯誤等。

  其二,開評標期間的失誤。由于供應商操作不當導致無效投標,常見有以下錯誤:

  1.未在投標截止時間前送達投標文件。

  2.投標時投標保證金未能到賬,或保證金金額不足。

  3.投標文件沒有按要求密封。

  4.評標期間,未按照評委會的要求提交經授權代表簽字的澄清、說明、補正材料或改變了投標文件的實質性內容。

  第四,采購代理機構的因素。

  其一,采購文件制作不當。采購文件表述不清或前后矛盾,令供應商無法響應或錯誤響應,進而導致采購失敗。如有的采購文件漏寫必要的服務項目或需報價內容不明確,造成投標報價漏項或價差大,無法比較。有的項目技術和商務條款過于簡略,導致供應商在閱讀采購文件時產生誤解,放棄投標。

  其二,評標環節的失誤。評委會評審工作至關重要,如果評委會在初審時沒有按照采購文件要求對每家供應商逐項審查、嚴格把關,可能導致本應廢標的項目沒有廢標,或是不合格的供應商中標,引發有效質疑和投訴。

  此外,采購代理機構工作人員作為采購項目的組織者,雖然不參與具體評標工作,但如果其業務不精、政策法規不熟,在評標組織過程出現操作不當或判斷不清,也會造成采購項目失敗。

  解決對策

  一是科學合理制作采購文件。嚴謹、規范、公平的采購文件是項目成功的基礎。采購文件是否規范,評審辦法是否科學,直接影響到供應商對采購項目的理解及投標的積極性。

  為此,筆者提出以下建議:

  1.項目經辦人事前要做好與采購人的溝通交流,了解采購人采購目的和用意,明確采購內容、服務要求、付款方式等事項。

  2.保證采購項目的合法性,必須符合國家或行業的相關規定和規范,特別是一些復雜項目和專業性項目,需要項目經辦人準確把握政策。

  由于政府采購涉及的范圍較廣,政策性、技術性、專業性強,代理機構工作人員必須加強學習,不斷提高業務水平,才能進一步提升采購文件的質量。

  二是認真做好開標前各環節的準備工作。主要包括接受供應商報名、組織踏勘現場及答疑會、接受供應商詢問等。

  具體說來,項目經辦人要及時掌握項目的報名情況,對報名人數較少或非常規的項目,可以電話邀請以前參加過投標的同類供應商參與,或通過其他途徑收集資料,尋找潛在供應商并鼓勵其參加投標。此外,還應幫助供應商樹立良好的心態,要有準備地參加投標,不能有投機思想。

  項目經辦人還應將報名供應商較少的原因及時與采購人溝通,提醒采購人做好市場調查,制定切實可行的采購預算。如果采購文件有傾向性,則應提醒采購人修改采購需求或相關條款,減少傾向性。

  對含施工的項目,如電梯、中央空調、廚房設備等項目,應組織踏勘現場。根據筆者以往的經驗,供應商在踏勘現場后,往往能提出不少疑問,這些疑問也常常是采購人考慮欠妥的地方。對重大項目或技術復雜的項目,應安排招標答疑會,廣泛聽取供應商的疑問,征集合理建議。對收集到的問題,經辦人應盡快轉達給采購人,促使其給出合理有效的答復。如發現原采購文件有誤的,應及時修正或補充,并通知所有已經報名的供應商。

  三是落實供應商告知制度。政府采購活動中,供應商雖是重要的當事人之一,卻是最為“弱勢”的群體。為避免供應商投標無效,應將投標要點告知,主動為每位投標人釋疑解難,減少投標失誤。

  四是規范評審操作環節。評審是采購的關鍵環節。實踐中,供應商對采購項目的質疑投訴常產生于評審環節,如果評審環節出現問題,易導致項目失敗。建議工作人員做好以下工作:一是幫助評委盡快熟悉采購項目;二是提醒評委認真、細致、全面地按照采購文件要求審查全部的投標文件,避免重大遺漏;三是要求評委客觀、公正、獨立地進行評審;四是保證操作程序的合法性。

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